Introducción
Cabe destacar que la temática que abordamos se inserta dentro del marco general del denominado Gobierno Electrónico, es decir la conversión de las actuales tareas, en un sistema de gestión, que no sólo digitalice los textos sino que incorpore nuevas formas para obtener los resultados buscados.
Para ello debe efectuarse un proceso de abstracción. Es decir partir del trámite o tarea existente e ir a su origen o razón de ser. Luego buscar alcanzar el mismo objetivo a través de los medios que ofrecen las nuevas tecnologías. No se trata de volcar a un medio digital aquello que hoy se escribe en papel, sino en aplicar una concepción que nos lleva a un ámbito diferente, donde las actuales tareas bien pueden ser sustituidas por sistemas que las simplifiquen sustancialmente.
El diseño y desarrollo de software en el ámbito de la Administración Pública debe llevarse a cabo prescindiendo de las actuales estructuras o metodologías de trabajo, esencialmente unidas al expediente papel o a sistemas informáticos que los han reemplazado copiando procedimientos previos, sin realizar ese proceso de síntesis o abstracción que resulta indispensable para aprovechar en toda su magnitud los aportes que hoy nos brindan los TIC.
Lo dicho nos lleva a elaborar varias premisas que deben ser el punto de partida de todo proyecto de esa naturaleza. La primera es que se trata de una tarea multidisciplinaria, en especial en la etapa del diseño que servirá de base al desarrollo del sistema. La segunda es que cuanto mayor sea el ámbito a reformar mejores resultados se han de obtener o si se quiere cuanto más universal sea la vocación del sistema mayor simplificación aportará.
Una tarea multidisciplinaria para dotar de contenido al software
Nada más inexacto que asignar a los ingenieros de sistemas la responsabilidad exclusiva del diseño de software, tan erróneo como pretender interferir en su proceso de desarrollo si no se cuenta con los conocimientos a apropiados. Una base de datos de historias clínicas de la población y su metodología de utilización, requiere en primer lugar de médicos que determinen con toda precisión los requerimientos, de juristas que den el marco legal y - por último - de desarrolladores que aporten las posibilidades que brinda la tecnología disponible a fin de hacer posible concretar el sistema.
Se trata en esa etapa de definir el contenido del sistema o sea su razón de ser. Esta es la faz sustancial del diseño que luego tomará forma través del medio elegido, porque las TIC no dejan de ser un medio, aún cuando sumamente sofisticado en relación a los que se han venido utilizando hasta la fecha. El libro ha difundido una enorme cantidad de conocimientos e información, como ningún elemento lo ha hecho antes en la historia de la humanidad. Sin embargo ha sido sólo un instrumento.
Consecuentemente la tarea de dar contenido a los sistemas es de carácter pluridisciplinario y cuanto mayor sea la formación y conocimiento de quienes encaran su diseño, mejores y más provechosos serán los resultados que se obtengan.
Cabe luego a los órganos políticos tomar las decisiones y éstos no deben pretender que sean los técnicos los que resuelvan ni esperar a que lo propuesto esté previamente probado en otros ámbitos, a fin de no correr los riesgos inherentes a la puesta en marcha todo aquello que innova y modifica sustancialmente los métodos en uso. Ello contribuye a dilatar la puesta su puesta en marcha, pero más importante aún, limita la posibilidad de desarrollar sistemas originales, entendiendo por tales aquellos que no cuentan con antecedentes probados en otros sitios, ya que la carencia de esas referencias hará más difícil su aprobación.
El actual desarrollo tecnológico hace necesario incorporar a los perfiles de formación que debe exigirse de quienes ejercen el gerenciamiento en el alto nivel del sector público los conocimientos necesarios para poder discernir sobre la conveniencia o no de encarar determinados proyectos informáticos.
Se trata de una nueva dimensión que emerge como sustancialmente simplificadora y como tal, dotada de los elementos necesarios para facilitar tanto el trabajo interno de la administración como el acceso de la población a trámites e informaciones, dentro de una dinámica que hará que sus ventajas sean cada vez más evidentes y también producirá una disminución de costos que liberará recursos públicos importantes.
Sistemas de vocación universal
Avanzar sobre lo existente, ir incorporando los aportes tecnológicos que se van produciendo y optimizar su aprovechamiento para el cumplimiento de los fines buscados, son algunos de los principios rectores que nos llevan a concluir sobre la conveniencia de desarrollar sistemas abarcativos que integren las diferentes actividades de la Administración Pública que debe tratar de coordinar, a través de los órganos específicos el diseño del software que ha de utilizar, de tal forma de contar con la posibilidad de disponer de sistemas interactivos que incluyan a todas las oficinas del Estado concernidas por la temática de la que se ocupan los mismos.
En este orden de ideas las ventajas de sistemas implementados “de arriba”, con una fuerte decisión política que los apoye se hace evidente. Reformas realizadas en el ámbito privado demuestran que las verdaderamente exitosas, como las del sector bancario y financiero son producto de políticas implementadas desde los niveles superiores que determinaron una rápida modificación de la metodología de trabajo y operativa.
Ámbitos de aplicación
Al carácter pluridisciplinario y a la vocación universal que debe estar presente en el diseño de sistemas debemos agregar otros dos elementos diferenciados que forman parte esencial de la tarea de la Administración Pública donde las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación pueden realizar aportes transformadores y simplificadores sustanciales.
El Estado gestiona y toma decisiones. Administra y gobierna para ello durante siglos se basó en tres elementos: hombres, papel, tinta. La era digital es a la actividad del Estado algo muy parecido a lo que fue la máquina a vapor a la Revolución Industrial.
Sin embargo las nuevas tecnologías no han suplantado, ni pareciera que fueran a hacerlo en el futuro inmediato, a la toma de decisión. Por cierto la facilitan y minimizan las posibilidades de error por falta de información, pero el cerebro humano confrontado al problema concreto sigue siendo el rector del rumbo político. Hecha esta salvedad veamos los aportes que las nuevas tecnologías brindan en estos dos ámbitos.
Las TIC y el proceso de toma de decisiones
El acceso a la información que existe en la actualidad es totalmente inédito y crea metodologías de trabajo que no guardan ninguna relación con las del pasado inmediato. No hay complicación alguna en obtenerla, algo más difícil es clasificarla y conservarla de tal manera de poder disponer de ella cuando se la requiera. La verdadera revolución en la materia viene a través de Internet y lo cierto es que ninguna cancillería puede desconocer una información que la concierna y que se encuentre en esta red global, porque ello la pondría en manifiesta desventaja, no ya frente a otros gobiernos sino frente a cualquier ciudadano informado.
El resguardo de la información y la posibilidad de acceder rápidamente a ella sólo es posible en la actualidad, cuando se cuenta con sistemas informatizados integrados a las fuentes que la producen, que tengan los mecanismos apropiados para lograr interrelacionar datos y elaborar informes con el mayor grado de actualización posible. Por ello contar con páginas interactivas que permitan ordenar y clasificar la información pública de la que se dispone es un instrumento de trabajo del que no puede prescindirse. La incorporación a este sistema de la mensajería contribuye a que el envío y la recepción de instrucciones mantenga una estrecha relación con la información que las determinan.
Fijarse como objetivo contar con un medio que integre el manejo de la información y que sea el instrumento para comunicar la toma de decisiones, además de permitir su archivo y la clasificación de toda actuación que se realice por su intermedio no es un plan excesivamente ambicioso con los medios de los actualmente se dispone.
Gestión
Distinto es el tema concreto de la gestión, que ocupa a buena parte de sus funcionarios y oficinas. Aquí las posibilidades que ofrecen las TIC, son aún mayores y en algunos supuestos resultan sustitutivas de las actuales prácticas administrativas.
Conclusión
El aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación tanto para avalar la toma de decisiones como para transformar la metodología actual de gestión gubernamental es, en gran parte, una tarea pendiente cuya concreción es indispensable. Internet, adecuado resguardo y software simple y preferentemente libre, son los tres requisitos formales a los que no se debiera renunciar al encararla.
Internet es, en estos momentos, el medio apropiado para montar un sistema integral de gestión estatal. Es posible que en los próximos años aparezcan sustitutos. Entonces habrá que pensar en la migración. Hoy, sin embargo, la red global ofrece un excelente y completo medio para satisfacer sus necesidades de información y comunicación a muy bajo costo.
Los tiempos de incorporación de nuevas tecnologías son muy breves ya que debe acudirse al software disponible, con sistemas de resguardo apropiados e ir modificándolos en forma paralela a las mejoras que se vayan introduciendo y sean convenientes para la funcionalidad buscada. El software libre otorga todo tipo de variantes sobre las que se puede optar.
Los sistemas se van incorporando a medida que están desarrollados y son objeto de un constante cambio sobre la base de los aportes tecnológicos que van surgiendo y también en virtud de la confrontación con su funcionalidad, prueba que nos va permitiendo constatar las modificaciones que es necesario realizar. Por ello no se trata de concluir un sistema para luego ponerlo en funcionamiento. Se van construyendo sobre la marcha y en realidad están imbuidos de un dinamismo permanente.
Trabajar sobre la formación de estructuras administrativas que aseguren un diseño apropiado de sistemas de gestión e información desde una óptica pluridisciplinaria es una tarea pendiente en el ámbito público, donde se analiza el desarrollo de las TIC como un tema básicamente tecnológico sin tener en cuenta la necesidad de asegurar a este nuevo medio de comunicación los contenidos apropiados.
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